PDM-palvelinta ei yleensä budjetoida samalla tavalla kuin ohjelmistoa. Ohjelmisto näkyy budjetissa omana kulueränään: tarjouksena, uusimispäivänä tai selkeänä summana, johon voi viitata. Palvelin sen sijaan vain pyörii toimiston nurkassa tai erillisessä palvelinhuoneessa jossain, mistä IT-osasto ei välttämättä edes haluaisi ajatella sitä. Samalla siihen kertyy jatkuvasti kustannuksia, joita ei koskaan koota yhteen paikkaan.
Se ei ole sattumaa. Palvelimen kustannukset jakautuvat useisiin eri kulueriin, joten kokonaiskustannusta voi olla vaikea hahmottaa. Laitteet kirjataan investointimenoihin, IT-henkilöstön käyttämää työaikaa ei yleensä eritellä omaksi kulueräkseen, ja lisenssit uusitaan omien aikataulujensa mukaisesti. Myös esimerkiksi epäonnistuneen varmuuskopion selvittämiseen käytetty työaika jää helposti kokonaan näkymättömäksi. Se näkyy korkeintaan tiimille lähetettynä lyhyenä viestinä ja ylimääräisenä kiireenä IT-osastolla.
Kun kaikki nämä kustannukset lasketaan yhteen, palvelimen ylläpidon todellinen hinta on harvoin pieni. Seuraavaksi tarkastelemme, mistä nämä kustannukset muodostuvat.
Palvelinlaitteiston piilokustannukset
SOLIDWORKS PDM Professionalin käyttöön soveltuva palvelin, jossa on riittävästi levytilaa ja RAM-muistia, tarvittava SQL Server -lisenssi sekä asianmukaiset vikasietoisuutta tukevat ratkaisut, ei ole pieni investointi. Eikä kyse ole kertaluonteisesta hankinnasta. Palvelinlaitteiston käyttöikä on yleensä noin viisi vuotta, minkä jälkeen suorituskyky, takuun päättyminen tai laitteiston toimintavarmuus alkavat väistämättä vaikuttaa. Jos esimerkiksi 12 000–20 000 euron laitehankinta jaetaan viidelle vuodelle, kustannus on jo useita tuhansia euroja vuodessa, ennen kuin IT-henkilöstön työaikaa on edes huomioitu.
Useimmat tiimit eivät ajattele kustannusta tällä tavalla, koska kulu syntyy kerralla noin viiden vuoden välein yhtenä suurempana investointina. Juuri tämä tekee kokonaiskustannuksesta helposti aliarvioidun. Kyse ei ole kuukausittain näkyvästä kuluerästä, vaan suuremmasta investoinnista, johon joudutaan varautumaan aina uudelleen.
PDM-palvelimen ylläpitoon kuluva IT-työ
Tunnit, joita kukaan ei seuraa. Kysy IT-päälliköltä, kuinka monta tuntia kuukaudessa PDM-palvelimen toimintakunnossa pitämiseen kuluu, ja vastaukseksi saat yleensä ensin kohauttelun ja vasta sitten jonkin luvun. Päivitykset. Levytilan seuranta. Hitaan kyselyn selvittäminen. Epäonnistuneen varmuuskopioinnin korjaaminen perjantaina kello kuusi illalla. Käyttäjän auttaminen, kun paikallinen välimuisti on jälleen kerran vioittunut. Mitään näistä ei kirjata nimellä ”PDM-palvelimen ylläpito”, vaan ne kirjataan yksinkertaisesti työpäivän tehtäviksi.
Varovainen arvio keskikokoiselle suunnittelutiimille on noin 5–15 tuntia kuukaudessa. Vanhan palvelimen tai vuosien aikana monimutkaiseksi kasvaneen ympäristön kanssa aikaa voi kulua enemmänkin. Kun IT-työn kustannukseksi arvioidaan 50–80 euroa tunnilta, puhutaan 3 000–14 000 eurosta vuodessa. Se on työaikaa, jonka IT-tiimi voisi käyttää käytännössä mihin tahansa muuhun, esimerkiksi tietoturvaan, infrastruktuurin kehittämiseen tai tehtäväjonon purkamiseen.
PDM-palvelimen lisenssi- ja ylläpitokustannukset
PDM-palvelin harvoin toimii yksin. Sen alla tarvitaan SQL Server -lisenssi. Usein tarvitaan myös erillinen varmuuskopiointiratkaisu, koska palvelimen omat vaihtoehdot eivät aina riitä. Joskus tarvitaan haavoittuvuuksien skannaukseen tarkoitettu työkalu, etenkin jos jonkin toisen valmistajan tietomurto on saanut miettimään, ettei omalla kohdalla haluta ottaa riskiä.
Jos infrastruktuuri halutaan toteuttaa asianmukaisesti, nämä eivät ole turhia lisäpalveluita vaan osa sen vastuullista ylläpitoa. Yhdessä ne voivat muodostaa muutaman tuhannen euron vuosittaisen kustannuksen, joka kuitenkin helposti hukkuu IT-budjetin muiden kulujen joukkoon.
PDM-palvelimen käyttökatkon todelliset kustannukset
Kustannus, jota ei näy yhdelläkään laskulla. Tätä on vaikein hinnoitella ja samalla helpoin aliarvioida: mitä tapahtuu, kun palvelimen kanssa tulee ongelmia. PDM-palvelimen käyttökatko ei aiheuta ylimääräistä työtä vain IT:lle. Se estää suunnittelijoita kirjaamasta tiedostoja sisään ja ulos, hidastaa hyväksyntöjä ja voi väärään aikaan osuessaan viivästyttää julkaisua.
Jos olet joskus joutunut selvittämään tällaisen tilanteen, et todennäköisesti muista tarkkaa euromääräistä kustannusta.
Mikä on todellinen kustannus?
Tehdään karkea laskelma: laitteisto jaettuna viidelle vuodelle, kymmenen IT-työtuntia kuukaudessa 65 euron tuntihinnalla sekä 2 500 euroa vuodessa lisensseihin ja työkaluihin. Näillä oletuksilla varsin tyypillisen ympäristön vuosikustannukseksi muodostuu noin 10 000–12 000 euroa.
Tämä ei vielä huomioi yhtäkään vakavampaa häiriötilannetta. Pienemmässä ympäristössä kustannus voi olla pienempi. Jos taas käytössä on vanheneva laitteisto ja IT-resurssit ovat jo valmiiksi tiukilla muiden tehtävien vuoksi, kustannus voi olla huomattavasti suurempi.
Tässä ei ole tarkoitus arvostella sitä, miten tiimit ovat ympäristönsä rakentaneet. SOLIDWORKS PDM on-premise oli pitkään yksinkertaisesti ainoa vaihtoehto. SOLIDWORKS PDM Professional itsessään on edelleen toimiva ja luotettava ohjelmisto, jonka toimintatavat suunnittelutiimit tuntevat hyvin. Ikääntynyt osa on sen alla oleva infrastruktuuri, ei itse ohjelmisto.
Mitä muuttuu, kun palvelimesta huolehtii joku muu?
Tätä kysymystä kannattaa oikeasti pohtia. Kyse ei ole PDM:n korvaamisesta, vaan siitä, voisiko joku muu ottaa vastuulleen laitteiston uusimisen, päivitykset, varmuuskopioinnin ja perjantai-iltana kello kuusi tulevat tukipyynnöt kiinteää kuukausihintaa vastaan, jonka voit ennakoida budjetissa.
Juuri tämän muutoksen HostPLM tuo. Tiimisi käyttää edelleen tuttua SOLIDWORKS PDM Professionalia, mutta se on sijoitettu Microsoft Azureen ja PLM Group huolehtii sen ylläpidosta kokonaisuudessaan. Maksat yhdestä ennakoitavasta palvelumaksusta sen sijaan, että kustannukset muodostuisivat erillisistä investoinneista, työtunneista ja työkaluista. Migraatio kestää tyypillisesti vain muutaman päivän, ja koska itse ohjelmisto ei muutu, useimmat tiimit tuskin huomaavat siirtymistä. Muuttuu vain se, kenelle soitetaan, kun jokin vaatii huomiota. Jatkossa se olisi me, ettekä te.
Jos haluat nähdä, miltä vertailu näyttää juuri teidän ympäristössänne, laitteiston, IT-työajan ja työkalujen kustannukset verrattuna kiinteään kuukausihintaan, ota yhteyttä PLM Groupiin. Käydään luvut yhdessä läpi oikeilla kustannuksilla, ei vain meidän arvioillamme.
Sama PDM, mutta ei ylläpidettävää palvelinta.
Pidä käytössäsi tuttu SOLIDWORKS PDM Professional, jota tiimisi osaa jo käyttää. Me huolehdimme sen ylläpidosta, tietoturvasta, varmuuskopioinnista ja toimivuudesta, jotta suunnittelijasi voivat keskittyä suunnitteluun.
